Il secondo webinar gratuito organizzato da MasterCom in collaborazione con il FOE si è svolto l’11 giugno 2025, alle ore 14.30, in videocall. L’incontro, dal titolo «Protocollo informatico obbligatorio: la soluzione MasterCom per adeguarsi in tempi utili», era dedicato alle tempistiche e agli adempimenti operativi.
Il webinar ha visto gli interventi di Lorenzo Caligiore, Responsabile Servizio Clienti MasterCom, e del dott. Federico Rossi, Commercialista. Di seguito il programma tematico e un approfondimento operativo.
Il programma del webinar
Ore 14.30 · In videocall
- Protocollo informatico: tempistiche per l’avvio dell’attività e adempimenti tecnici e amministrativi.
- Area Organizzativa Omogenea (AOO): organizzazione e adempimenti.
- Linee guida sulla protocollazione giornaliera: casistiche di registrazione.
- Registro di Protocollo: passaggi essenziali per l’archiviazione e la conservazione.
- Configurazione del software: il sistema MasterCom per la gestione del protocollo.
- Question time: domande e casi concreti.
Dal progetto all’operatività quotidiana
L’avvio del Protocollo Digitale richiede un percorso condiviso tra direzione, segreteria e operatori. Il punto di partenza è comprendere come circolano i documenti, quali uffici li utilizzano e quali responsabilità accompagnano ogni passaggio.
1. Definire l’organizzazione
L’Area Organizzativa Omogenea (AOO) individua un insieme di uffici che adottano regole comuni per la gestione dei documenti. Definire il perimetro organizzativo aiuta a collegare la registrazione di protocollo alle attività e alle responsabilità degli uffici.
Prima di configurare il sistema, occorre chiarire chi registra, chi prende in carico la documentazione e quali informazioni devono essere disponibili ai diversi operatori.
2. Preparare criteri e configurazione
Il titolario, i criteri di fascicolazione e le modalità operative devono essere coerenti con le attività della scuola. La configurazione del software traduce queste scelte in un ambiente di lavoro utilizzabile dalla segreteria.
- Individuare le tipologie documentali e le casistiche di registrazione.
- Definire criteri condivisi di classificazione e organizzazione.
- Configurare gli operatori e gli ambiti di accesso previsti.
- Concordare le procedure per il registro e il collegamento alla conservazione.
3. Accompagnare il documento nella lavorazione
Dopo la protocollazione, il documento può richiedere verifiche, risposte o attività da parte di più uffici. È quindi importante distinguere la registrazione dalla successiva lavorazione e rendere chiari i passaggi di competenza.
Con la Segreteria Digitalizzata MasterCom, ogni utente dispone di una scrivania virtuale dedicata: il documento può passare tra uffici e responsabili fino alla conclusione della lavorazione, per poi essere inserito nell’archivio interno ed eventualmente inviato al Conservatore.
4. Rendere il percorso stabile nel tempo
La formazione degli operatori e la verifica delle procedure sulle attività reali aiutano a consolidare l’uso del sistema. È utile controllare periodicamente che i criteri di registrazione siano condivisi, i documenti siano reperibili e i passaggi tra uffici risultino chiari.
L’archivio interno MasterCom consente una visione unica della documentazione, compresi i documenti trasferiti al Conservatore, evitando di interrompere la consultazione tra ambienti differenti.
Il riferimento normativo
Il D.L. 45/2025, convertito nella legge 79/2025, ha previsto l’adozione del protocollo informatico per le scuole paritarie del primo e secondo ciclo dall’anno scolastico 2025/2026. Il riferimento non va esteso indistintamente a ogni tipologia di scuola.
Per il testo della disposizione consulta la Gazzetta Ufficiale del 6 giugno 2025; per le fasi della gestione documentale, i riferimenti AgID.
Siamo a disposizione per approfondire il funzionamento del Protocollo Digitale MasterCom e valutare il percorso operativo più adatto al vostro istituto.