Dalla riunione al verbale
Un percorso che collega organizzazione, partecipazione e gestione documentale: ogni fase accompagna il lavoro degli organi collegiali, dalla creazione dell’evento all’archiviazione del verbale.
Calendarizzazione
L’amministratore o il responsabile crea l’evento e identifica il tipo di organo: Consiglio di classe, Consiglio d’Istituto, Collegio docenti o altra riunione prevista.
Ordine del giorno
Inserisce gli argomenti che saranno trattati e configura i partecipanti, definendo i punti all’ordine del giorno.
Pubblicazione e invito
Docenti, personale e genitori invitati visualizzano l’evento nella propria interfaccia.
Accesso e presenza digitale
Il partecipante entra nell’evento e conferma digitalmente la propria presenza. Il sistema traccia i presenti e consente la gestione del quorum previsto per la seduta e per le relative deliberazioni.
Consultazione degli argomenti
I partecipanti possono consultare i punti all’ordine del giorno e le informazioni collegate.
Votazioni
Il responsabile può configurare votazioni palesi o segrete, secondo la natura della deliberazione e le regole applicabili. Quando è prevista la votazione segreta, il sistema impedisce di ricondurre il voto espresso al singolo votante.
Verbale automatico
Alla chiusura il sistema predispone automaticamente il verbale con gli argomenti trattati e gli esiti delle votazioni e delle approvazioni. Il procedimento prevede la chiusura e la finalizzazione del verbale.
Firma
Una volta finalizzato, il verbale può essere sottoscritto dal soggetto competente mediante firma digitale esterna.
Segreteria digitalizzata
Il verbale può essere trasferito nel sistema documentale MasterCom per l’archiviazione e la catalogazione.
Videoconferenza opzionale
Se attivata, la riunione può essere svolta anche a distanza, mantenendo il processo all’interno dello stesso ambiente digitale.