Il 28 maggio 2025, alle ore 14.30, si è svolto in videocall il webinar gratuito MasterCom dedicato al Protocollo Informatico e alla sua introduzione nelle scuole paritarie.
Il webinar ha visto gli interventi di Lorenzo Caligiore, Responsabile Servizio Clienti MasterCom, e del dott. Federico Rossi, Commercialista. Di seguito il programma tematico e un approfondimento operativo.
Il programma del webinar
Ore 14.30 · In videocall
- Protocollo Informatico: cosa diventa obbligatorio.
- Il software MasterCom Pro: adeguarsi senza stress.
- Archiviazione del Registro di Protocollo: come mettersi in regola.
- Indicazioni per configurare correttamente il programma secondo quanto previsto dal decreto.
Il Protocollo Digitale nel lavoro della segreteria
Il protocollo è il punto di ingresso in un percorso documentale organizzato. Registrare un documento significa identificarlo e renderlo rintracciabile, così da collegarlo alle attività che ne seguono e alle persone che devono occuparsene.
Dalla registrazione al contesto del documento
Una gestione ordinata parte dall’individuazione dei documenti da protocollare e delle informazioni necessarie alla registrazione. Classificazione e fascicolazione aiutano poi a collocarli nella pratica a cui appartengono.
Numero di protocollo, classificazione e fascicolo svolgono funzioni differenti: identificare una registrazione, organizzare la documentazione e ricostruire il contesto di una pratica. Collegarli riduce le ricerche manuali e facilita il passaggio delle attività tra uffici.
Le funzioni del Protocollo Digitale MasterCom Pro
La soluzione comprende strumenti per la gestione del protocollo e del relativo registro, del titolario e del protocollo riservato, insieme al sistema di invio alla conservazione. Queste funzioni vanno inserite nelle procedure adottate dall’istituto.
- Registro di protocollo: gestione delle registrazioni documentali.
- Titolario: organizzazione dei documenti secondo criteri di classificazione.
- Protocollo riservato: gestione della documentazione che richiede un ambito di accesso dedicato.
- Invio alla conservazione: collegamento con il processo di conservazione previsto.
Configurazione, responsabilità e formazione
Prima dell’avvio è utile definire chi effettua le registrazioni, quali uffici prendono in carico i documenti e come vengono gestite le diverse casistiche. La configurazione del software deve riflettere questa organizzazione.
Il software e le procedure devono lavorare insieme. Formare gli operatori sui passaggi quotidiani aiuta a usare criteri condivisi e a ridurre gli errori di inserimento e ricerca.
Registro, archivio e conservazione
Il registro raccoglie le registrazioni di protocollo; l’archivio organizza i documenti e ne permette la consultazione. La conservazione è un processo distinto, che accompagna la tenuta nel tempo della documentazione per cui è prevista.
Con la Segreteria Digitalizzata MasterCom il percorso può estendersi alla lavorazione tramite scrivanie virtuali e all’archivio interno, mantenendo la consultazione anche dei documenti trasferiti al Conservatore.
Il riferimento normativo
Il D.L. 45/2025, convertito nella legge 79/2025, ha previsto l’adozione del protocollo informatico per le scuole paritarie del primo e secondo ciclo dall’anno scolastico 2025/2026. Il riferimento non va esteso indistintamente a ogni tipologia di scuola.
Per il testo della disposizione consulta la Gazzetta Ufficiale del 6 giugno 2025; per le fasi della gestione documentale, i riferimenti AgID.
Siamo a disposizione per approfondire il funzionamento del Protocollo Digitale MasterCom e valutare il percorso operativo più adatto al vostro istituto.